Ihr Archiv platzt aus allen Nähten?

Wir können Ihnen dabei helfen es in eine digitale Form zu bringen und übernehmen alle dazu notwendigen Schritte für Sie.
So müssen Sie sich weder um geschultes Personal noch um Maschinen kümmern.

Wir scannen alle Formate, von kleinen Belegen auf dünnem Papier bis hin zu Großformaten.

Unsere Leistungen:
• Persönlicher Transport Ihrer Dokumente und Einhaltung des Datenschutzes
• Verlässliche Digitalisierung mit Qualitätskontrolle
• Texterkennung und Verschlagwortung
• Verschiedene Datenübergabe-Möglichkeiten oder DMS-Einbindung
• Wenn gewünscht: Professionelle Aktenvernichtung

Wir übernehmen gerne die komplette Digitalisierung Ihres Archivs, aber natürlich auch einen kleineren Teil.

Sie wissen noch nicht, ob sie den Schritt der Digitalisierung gehen wollen?

Der offensichtliche Vorteil ist der Platzgewinn. Statt im Archiv liegen alle Dokumente digital auf Ihrem Server. Besonders, wenn eine räumliche Umstrukturierung bevorsteht, entscheiden sich viele Firmen dafür den Raum fürs Archiv anderweitig zu nutzen.
Einen Sicherheitsvorteil gibt es auch. Man kann Back-Ups erstellen und die Dokumente so zum Beispiel vor Schäden durch Wasser und Feuer schützen.

Auch, wenn Ihr Papierarchiv funktioniert, schreitet die Digitalisierung um Sie herum stetig voran. Immer mehr Unternehmen und Behörden wechseln zu elektronischen Formaten, um Arbeitsaufwand und Kosten zu sparen.
Im Moment sichern Sie bestimmt einen Teil Ihrer Akten digital und die anderen im Aktenschrank. Vielleicht drucken Sie auch alle elektronischen Zusendungen aus. Mit der Zeit wird der Anteil an digitalen Dokumenten allerdings zunehmen und eine einheitliche Lösung kann effizienter sein und Fehlern vorbeugen.

Der Entschluss vieler Organisationen zur Digitalisierung hat natürlich einen Grund. Der Abruf eines Dokuments ist deutlich einfacher. Auch können mehrere Menschen gleichzeitig Zugriff erhalten und zwar auch zum Beispiel aus dem Homeoffice.
Bei der Verarbeitung werden Druck- und Versendungskosten gespart und viele Prozesse laufen mithilfe von elektronischen Dokumenten schon komplett automatisch ab.

Wenn Sie an das Scannen eine Texterkennung und eine Verschlagwortung anschließen, können Sie sogar eine Menge Zeit einsparen, die sie sonst für die Suche bestimmter Akten aufwenden würden. Viele kennen bestimmt das Gefühl, dass man bloß noch einen Namen oder irgendeine Bezeichnung im Kopf hat, aber nicht weiß in welchem Ordner man danach suchen soll. Bei Scans mit Texterkennung können Sie eine Volltextsuche durchführen.

Wenn Sie die Dateien in eine Datenbank integrieren oder eine Datenbank neu aufbauen möchten, unterstützen wie Sie auch dabei gerne. Wir arbeiten in solchen Fällen eng mit der Customize-IT GmbH zusammen, die auf viel Erfahrung im Bereich Datenbanken und Dokumentenmanagement-Systeme zurückblicken kann.

Falls Sie Interesse haben, vereinbaren Sie mit uns einen Testauftrag zu einem reduzierten Preis.